POS: cos'è, tipi, vantaggi e costi per i punti vendita

DPO & Cyber Security Analyst

21 Aprile 2022 Digital banking, Instant Payment

Il POS è ormai diventato uno strumento di uso comune e, grazie all’accelerazione dei pagamenti digitali, alle imposizioni legislative per ottenere detrazioni, alla riduzione della circolazione del contante e alla nostra personale comodità, ogni giorno ci troviamo a utilizzare uno strumento che nelle forme e nei contenuti è rimasto quasi immutato fin dalla data della sua introduzione, ossia il lontano 1973, quando nacque negli Stati Uniti. Anche la diffusione su larga scala avvenne negli anni ‘80.

Indice degli argomenti

Cos’è il POS

POS è l’acronimo inglese di Point of Sale (Punto di Vendita) e deve sostanzialmente la sua diffusione a un altro strumento ormai di uso quotidiano: la carta di pagamento nelle sue più ampie digressioni (credito, debito, ricaricabile).

Il concetto alla base dell’invenzione sono i pagamenti a distanza, ossia la possibilità per il commerciante di mettere in comunicazione la banca del cliente e con la propria, al fine di incassare somme di denaro in assenza di contanti.

A livello tecnologico, il POS è un semplice terminale in grado di leggere i dati contenuti all’interno dei microchip delle carte di credito. Tale terminale, attraverso una connessione dati “interroga” i database delle banche o delle società delle carte di credito, rilasciando la relativa autorizzazione o negazione alla transazione.

I dispositivi POS: caratteristiche

Negli ultimi anni siamo passati, come accaduto in tutti i settori, da una standardizzazione dei terminali utilizzati a una maggiore customizzazione dell’offerta per poter andare incontro alle esigenze di un’utenza sempre più ampia e variegata.

Oggi in commercio si trovano sostanzialmente varie tipologie di terminale, tra cui:

POS fisso: è il classico POS “tradizionale”, quello che abbiamo imparato a conoscere nel tempo e a utilizzare sempre di più. Questo dispositivo connesso tramite linea telefonica o cavo di rete LAN si collega direttamente con i database delle banche e delle carte di credito per farsi autorizzare le transazioni in base alla disponibilità e ai limiti di spesa delle carte imposti durante la fase di rilascio della carta stessa.
POS wireless: in questo caso il POS è rimovibile dalla sua base, connessa via cavo, per poter essere utilizzato entro una decina di metri, mediante connessione Bluetooth. Le caratteristiche intrinseche del dispositivo non variano rispetto al POS fisso, ma aumenta decisamente la duttilità e la comodità di utilizzo.
POS GSM/GPRS: in questo caso parliamo di un POS dotato di scheda SIM che permette di effettuare transazioni anche in assenza di una linea fissa. Viene utilizzato principalmente da chi lavora in mobilità (venditori ambulanti, artigiani, tassisti ecc.) o da chi non è raggiunto da una linea telefonica fissa. Tale tipologia ha consentito il diffondersi dello strumento anche in settori merceologici precedentemente esclusi.
POS Mobile: chiamato anche mPOS, è la versione più avanzata di questo tipo di dispositivi. Rispetto al POS GSM/GPRS prevede la connessione via Bluetooth allo smartphone o tablet sul quale è installata l’app del terminale, sfruttando la connessione Wi-Fi o quella di quest’ultimo senza bisogno di avere una SIM integrata nel dispositivo. Il Mobile POS non necessita quindi di linee telefoniche fisse più costose. È il più economico per piccole e medie imprese. Il funzionamento con dispositivo mobile consente al commerciante di utilizzare il terminale semplicemente mediante un App installata sul proprio smartphone. Tale metodologia consente all’azienda di risparmiare sui costi di installazione. Diversamente da quanto avviene per il POS fisso, la configurazione del POS mobile richiede pochi minuti e avviene completamente mediante applicazione.
POS virtuale: con questo termine si intende una piattaforma di gestione di pagamenti per siti di E-commerce. Il termine ha alcuni sinonimi, come POS online, Virtual POS, POS E-commerce, ma sostanzialmente intendono tutti lo stesso concetto. Il secondo significato, meno comune, fa riferimento allo strumento che permette di gestire pagamenti a distanza inserendo solo i dati della carta del cliente al posto della carta fisica, previa ricezione di un ordine di pagamento via telefono o e-mail. Il POS virtuale è lo strumento essenziale per trasformare un semplice sito vetrina, cioè un sito internet con il solo scopo di presentare l’azienda e i suoi prodotti o servizi, in uno dedicato alla vendita. È un servizio fondamentale per chiunque voglia vendere online attraverso il proprio sito web.

Come avviene un pagamento con POS

Una volta che l’esercente si sia dotato del dispositivo POS che più si adatta alle proprie esigenze, l’utilizzo è semplice. Basta digitare l’importo risultante dal conteggio effettuato sul registratore di cassa, per effettuare l’addebito sulla carta del cliente. La transazione può avvenire in differenti modi:

Chip & Pin: inserendo la carta di pagamento all’interno della fessura presente nella parte bassa del POS e digitando il relativo codice pin segreto a cinque cifre per autorizzare il prelievo della somma corrispondente dalla carta;
con strisciata: questo metodo ultimatamente poco utilizzato a causa dell’evoluzione delle carte di credito contactless permette di effettuare il pagamento strisciando la carta nell’apposita fessura presente sulla parte superiore del POS. Al fine di convalidare la transazione può essere richiesta la digitazione del codice pin oppure la firma autografa sullo scontrino di carta chimica emesso direttamente dal POS. La firma è ancora richiesta soprattutto sulle carte di credito, ma non per quelle di debito dove è necessario inserire il pin.
contactless: il metodo ormai maggiormente utilizzato per le transazioni quotidiane perché molto veloce e comodo, soprattutto per la possibilità di evitare la digitazione del codice personale per transazioni fino a un determinato importo, precedentemente imposto fino a 25 euro e oggi innalzato a 50. L’estrema diffusione di questa metodologia è anche frutto delle altre forme di pagamento virtualizzate e basate sull’uso del proprio smartphone utilizzando svariate applicazioni come Google Pay, Apple Pay, Satispay, tanto per citare le più famose.

La sicurezza per esercenti e acquirenti

Una delle maggiori criticità e anche fonte di preoccupazione per gli utilizzatori è la sicurezza dei POS in modo che le transazioni siano garantite. Soprattutto utilizzando la tecnologia contactless, che permette di pagare tutti gli acquisti semplicemente avvicinando la carta di pagamento, lo smartphone o altri dispositivi al terminale POS dove compare il simbolo universale contactless, il pagamento avviene in totale sicurezza poiché i dati inviati al terminale POS sono criptati e ogni transazione ha uno specifico codice di autorizzazione utilizzabile un’unica volta. Ciò significa che non si corre il rischio di un doppio addebito. Cercando di riassumere i vantaggi nell’utilizzo del POS per gli acquirenti sicuramente abbiamo:

trasmissione di dati esclusivamente criptati tra carta e terminale POS;
imposizione, in base alla volontà del cliente di un limite giornaliero di utilizzo oltre il quale le transazioni vengono automaticamente bloccate in modo di calmierare spese sconsiderate a seguito di un furto della carta di pagamento;
la non richiesta di inserimento del PIN esclusivamente per importi inferiori a 50 euro mentre quelli superiori devono obbligatoriamente essere autorizzati attraverso la digitazione di un codice segreto;
la univocità della transazione contactless che viene autorizzata e registrata un’unica volta, senza il rischio di un doppio addebito.

Dal punto di vista degli esercenti elenchiamo alcuni vantaggi:

aumenta la customer satisfaction, ovvero la soddisfazione del cliente permettendogli di pagare e non avere preoccupazioni nel portare con sé eccessive somme di contanti;
pagare tramite un terminale di pagamento con moneta elettronica offre la possibilità di accettare pagamenti in qualunque tipologia di valuta. Questo tipo di servizio è molto importante soprattutto per chi lavora con clienti stranieri o per chi vuole cercare di attrarre anche questo tipo di clientela, in ottica di internazionalizzazione del proprio business;
il pagamento POS può essere un valido aiuto per la gestione di problemi di anticipo e saldo del pagamento. Basta pensare al caso del no-show, una delle cause principali dei mancati incassi per il settore alberghiero e della ristorazione;
ricevere il pagamento tramite POS accelera e semplifica la gestione dei flussi economico-finanziari dell’azienda. Infatti, l’importo di ogni transizione di pagamento viene immediatamente digitalizzato e contabilizzato nell’estratto conto bancario.

I vantaggi per i punti vendita

Il vantaggio nell’usare un sistema POS in associazione a un semplice registratore di cassa tradizionale, poiché in grado di acquisire, archiviare, condividere e segnalare dati (come vendite, pagamenti o informazioni sui clienti) con differenti finalità a livello soprattutto di tracciamento e detrazione delle spese effettuate, è fondamentale.

Un sistema POS consente anche di risparmiare tempo ed evitare duplicazioni nelle operazioni, aumentando l’efficienza e la precisione nell’inventario, il reporting degli ordini e fornendo un migliore servizio ai clienti.

Differenza tra POS e Bancomat

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Il circuito italiano Bancomat rappresenta nel nostro paese una serie di servizi legati (oltre al prelievo di contante presso gli ATM) soprattutto all’universo delle carte di debito appartenenti a tale circuito ed emesse praticamente da tutti gli istituti di credito nazionali.

Oggi il circuito Bancomat, a fronte di una richiesta sempre più variegata da parte degli utenti si trova a offrire prodotti differenziati riassumibili in:

PagoBancomat: per il pagamento di beni e servizi attraverso i terminali POS abilitati
Bancomat: per il prelievo di denaro contante da sportelli automatici (ATM)
Bancomat Pay: per i pagamenti istantanei tra clienti ed esercenti e per gli acquisti sul web

In Italia molti POS supportano il circuito Bancomat che, fino all’ingresso della regolamentazione delle Interchange fees, era senza dubbio il circuito meno costoso per le commissioni imposte agli esercenti.

A partire dal 2010, per legge, tutte le carte che si appoggiano al circuito di debito nazionale devono supportare anche un circuito (di debito o credito) internazionale. Questo cambiamento normativo ha, di fatto, indebolito il potere di un circuito nazionale come quello Bancomat facendo aumentare la concorrenza e lasciando spazio ad altri circuiti.

Quali sono i POS più convenienti oggi in Italia

Navigando sul web si trovano decine di classifiche elaborate ad hoc per svariati settori e sostanzialmente tutte possono essere veritiere e attendibili perché basate su differenti parametri di ricerca come quella reperibile al sito I 5 POS mobile migliori: Confronto 2022 tra Costi, Funzioni, Opinioni (mobiletransaction.org) ove si trova una classifica dei migliori POS per piccole imprese e liberi professionisti.

Difficile quindi dare una risposta univoca alla fatidica domanda su quale sia il POS migliore per la nostra attività. Per aiutare gli utenti a scegliere il prodotto migliore in riferimento fondamentalmente ai servizi offerti dal POS e ai costi calcolati in base al volume delle transazioni effettuate durante l’anno è stato creato un tool molto utile e semplice nell’utilizzo chiamato “Trova POS” reperibile alla pagina TrovaPOS – trova il POS che fa al caso tuo (lucadibattista.it)

Costi e commissioni

Sostanzialmente all’atto dell’acquisto di un dispositivo che possa collegare una attività a uno dei circuiti presenti sul mercato oggi è necessario tenere presenti tre caratteristiche:

i costi per l’acquisto dell’apparato hardware (il lettore di carte);
il canone di abbonamento a un determinato circuito su cui effettuare le transazioni;
le commissioni percentuali sulle transazioni in base all’importo degli acquisti effettuati.

Oggi, le aziende e gli istituti di credito attuano delle mosse commerciali agendo su questi tre parametri per cercare di avvicinare più utenti possibili alla propria offerta. In questo modo si trovano molto spesso canoni di abbonamento pari a zero con percentuali di transazione più elevate o viceversa canoni mensili più importanti con percentuali sulle transazioni molto più soft.

Tutto nasce dalla saturazione del mercato e dal tentativo da parte dei vari interlocutori di realizzare l’offerta migliore per spostare il maggior numero di clienti verso le proprie offerte.

Obbligo POS in Italia: lo stato dell’arte

Se dovessimo ripercorrere tutta la cronistoria che ha dato origine alla situazione attuale in merito alle imposizioni di legge sull’utilizzo dei POS nel nostro paese ci troveremmo di fronte a una serie di adempimenti che hanno avuto origine nella maniera seguente:

2012: veniva introdotto dal Governo Monti l’obbligo del Pos (Decreto-legge 179/2012, articolo 15, comma 4) per tutte le attività commerciali;
2014: il Ministero dello sviluppo economico stabiliva la soglia per l’accettazione dei pagamenti con carte di debito fissando il limite a 30 euro sotto cui l’esercente poteva rifiutare l’accettazione;
2016: il Governo Renzi, attraverso la Legge di Stabilità, abbassava la soglia minima da 30 a 5 euro (limite poi abolito) e stabiliva che l’obbligo poteva venire meno se si fosse verificata una “oggettiva impossibilità tecnica” definizione nel tempo mai chiarita;
2019: con il Governo Conte II si stabiliva il principio che dal 1° luglio 2020 si poteva incorrere in una sanzione pecuniaria di 30 euro più il 4% dell’importo rifiutato in caso di rifiuto all’utilizzo del POS da parte dell’esercente.

Tuttavia, a seguito delle polemiche di commercianti ed esercenti le sanzioni sparirono. Pertanto, al momento non esistono ammende nei confronti degli esercenti che rifiutano un pagamento con carte di debito o di credito.

Ciò significa che, attualmente se l’esercente rifiuta il pagamento elettronico non è passibile di alcuna sanzione, ma corre comunque il rischio che il consumatore segnali l’accaduto all’Agenzia delle Entrate, aumentando quindi le probabilità di controlli fiscali a carico dell’attività.

Le cose però stanno per cambiare: dal 30 giugno 2022 scatteranno le sanzioni per chi rifiuta i pagamenti con carte e bancomat utilizzando il POS.

Intanto, in attesa del 30 giugno prossimo, cosa è possibile fare se ci viene rifiutato il pagamento tramite POS?

Se abbiamo già usufruito del servizio (ad esempio pagamento del conto di un hotel che non aveva avvisato di avere il POS fuori servizio) potremmo andare via senza pagare impegnandoci a saldare il debito in un secondo momento, magari tornando dopo aver prelevato denaro contante o facendo un bonifico il giorno dopo.

In ogni caso il rifiuto del pagamento attraverso il POS concede la possibilità di segnalare la vicenda all’Agenzia delle Entrate o alla Guardia di Finanza, che faranno partire gli opportuni controlli e le eventuali verifiche.

Bibliografia