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Cash management: una gestione più efficace e strategica con Auriga

Automazione e analisi predittive per aumentare i livelli di servizio, ridurre i costi e ottimizzare la gestione dei cash point: tutti i vantaggi per le banche e gli utenti [...]
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Offrire un servizio più ampio e una migliore customer experience e, allo stesso tempo, ridurre i costi di gestione e le inefficienze per le banche. Questo è il duplice obiettivo che si può raggiungere quando, grazie a soluzioni tecnologiche per il cash management, si uniscono vantaggi gestionali importanti per gli istituti di credito e si rafforza il servizio disponibile per i clienti in modo più capillare sul territorio.

Anche se i pagamenti digitali continuano a crescere (sono pari al 40% dei consumi nel 2021), in Italia il contante è ancora il metodo di pagamento più utilizzato. Rendere disponibile il prelievo o il versamento di banconote o monete da ATM o ASST (Assisted self-service terminal) è dunque una leva importante dal punto di vista del servizio che le banche possono offrire agli utenti.

La rete di sportelli presente a livello nazionale, però, è in costante contrazione. In meno di 10 anni, secondo un‘indagine Fabi – Federazione Autonoma Bancari Italiani, le banche italiane hanno chiuso 11.231 sportelli. Dal 2012 la riduzione è stata pari al 34,16%, mentre tra il 2020 e il 2021 la contrazione è stata del 7,79%: in un solo anno le chiusure sono state 1.830.

Inoltre, la disponibilità di sportelli non è uniformemente distribuita sul territorio, generando disagi per 4 milioni di italiani, circa il 7% della popolazione, che non può prelevare denaro nel raggio di pochi chilometri dal proprio domicilio. Basti pensare che nel 2022 erano 3.062 i comuni italiani senza sportello bancomat nel proprio territorio. Geograficamente, la carenza di sportelli si concentra nel Sud Italia, dove la percentuale di cittadini che non dispongono di uno sportello automatico sul proprio territorio di residenza sale al 10,7%.

Se da un lato, mantenere una rete di ATM più capillare è un vantaggio per gli utenti, dall’altro rappresenta un onere importante per le banche dal punto di vista gestionale ed economico. Rendere sempre disponibile e accessibile un ATM, infatti, comporta elevati costi per la gestione, la movimentazione e la messa in sicurezza del contante: si tratta di una filiera articolata con più operatori di trasferimento di contanti che devono essere coordinati, con il rischio che tale complessità possa generare inefficienze.

Grazie a soluzioni tecnologiche innovative specifiche per la gestione del contante è possibile ottenere un’importante riduzione dei costi. Inoltre, poter disporre di un sistema di cash management come quello di Auriga, multivendor e multicanale, permette di pianificare gli ordini di approvvigionamento e di ridurne la frequenza, quindi di diminuire i costi di trasporto, di giacenza e di gestione del CIT (cash in transit) oltre che ridurre anche i costi di copertura assicurativa.

Come funziona WWS Cash Management

Auriga ha sviluppato una soluzione per la gestione dell’intero processo di controllo, approvvigionamento e movimentazione del contante: “WWS Cash Management punta a ottimizzare e ridurre i costi di approvvigionamento dei cashpoint e delle filiali, anticipando il fabbisogno di contanti delle varie unità organizzative, così da fornire alle sale-conta un calcolo previsionale accurato e attendibile rispetto alla domanda di contante attraverso un modello predittivo – spiega Gaetano Ziri, Innovation Manager di Auriga. Nella maggior parte dei casi, l’intero processo di cash management viene gestito all’interno delle banche in modo manuale o grazie al supporto di funzioni matematiche di base. Grazie all’intervento del nostro software, invece, è possibile automatizzare il processo, monitorarlo e controllare così la pianificazione degli interventi necessari”.

La gestione del contante per il servizio ATM, infatti, implica l’elaborazione di diverse registrazioni finanziarie relative a prelievi, a carico/scarico del bancomat, incassi e riciclo del contante e compensazione. Queste operazioni devono essere registrate in contabilità generale e riconciliate per garantire che non vi siano fallimenti ed errori nei flussi finanziari. Grazie all’automazione della riconciliazione, l’intero processo risulta più fluido ed efficiente.

“Il modello predittivo che utilizza il nostro sistema – prosegue Ziri – è basato su logiche previsionali e analisi matematiche: elabora i dati statistici legati agli sportelli in base a variabili che analizzano i picchi di utilizzo in base al periodo dell’anno, al giorno festivo o feriale, all’orario nell’arco della giornata. Questo permette di ottimizzare notevolmente la gestione del cash in transit perché, grazie all’analisi predittiva, permette di programmare gli approvvigionamenti ed evitare l’out-of-cash e conseguente fuori servizio dell’ATM”.

In pratica, i dati giornalieri vengono resi disponibili dalla console di gestione degli ATM e, sulla base dell’utilizzo storico e stagionale del contante, vengono generati ordini di caricamento del contante, che possono essere approvati, autorizzati o modificati dal CIT designato.

I vantaggi di una strategia data driven

“Un ulteriore vantaggio – spiega Ziri – è dato dal monitoraggio dei dati raccolti. Dalla dashboard della piattaforma è possibile generare una reportistica accurata e aggiornata e monitorare tutte le informazioni sulla disponibilità dei cash point, sul numero di banconote e monete prelevate, caricate, versate e/o riciclate”.

Il tracking preciso e dettagliato di ogni stato di avanzamento del ciclo di vita degli ordini inseriti nel sistema, inoltre, permette di monitorare lo stato di avanzamento dell’ordine del contante e di modificarne il contenuto in base alle esigenze.

Il sistema Auriga genera quindi vantaggi strategici legati al cash management, fra cui la possibilità di definire strategie su misura per ogni filiale o area grazie all’effettivo e puntuale controllo sul cash process e alla disponibilità immediata di tutti i dati contabili e operativi relativi alla filiera del contante.

Più sicurezza per banche e utenti

I sistemi di cash management Auriga generano anche vantaggi dal punto di vista degli esercenti. Si tratta di una questione percepita come rilevante da più della metà degli utenti che, secondo il Censis, teme di poter subire un furto (51,7%). A ciò si aggiunge il fatto che furti, rapine e contraffazione di banconote e monete bruciano circa il 4% delle entrate mensili delle imprese.

Tramite il sistema, in pratica, si porta la banca in negozio. Basato su un modulo software integrato nella piattaforma WinWebServer (WWS) e su una macchina hardware per il versamento istallata direttamente sul punto vendita, l’ATS (Automatic Teller Safe), WWS Cash Handling è il sistema di gestione del contante che garantisce il risultato più importante: riuscire ad accreditare il contante sul conto corrente nel momento in cui viene incassato. Gli addetti al trasporto del contante in filiale ritirano la busta dall’ATS, rendendola tracciabile con l’assegnazione di un ID tramite sistema di codice a barre. Vengono ridotti i tempi di chiusura della cassa ed eliminati i problemi di quadratura della cassa, riducendo considerevolmente il rischio di furti e rapine e aumentando la sicurezza per il personale del punto vendita e per la clientela.

I vantaggi per banche e CIT

Ottimizzazione della gestione, riduzione dei costi, maggior controllo sui processi, più sicurezza, servizio migliore e più capillare per gli utenti: i vantaggi nell’utilizzo dei sistemi Auriga sono molteplici.

In base ai dati degli ultimi tre semestri, grazie al sistema Auriga gli sprechi legati ai costi di gestione degli ordini superflui si riducono del 25%. La riduzione dei costi dipende dalla riduzione del carico di lavoro degli operatori umani, che porta a una riduzione della probabilità di errore negli ordini.

Inoltre, sebbene l’incremento dei cashpoint gestiti sia stato del 300%, il livello di servizio garantito a inizio progetto da un operatore umano è garantito alla stessa misura dal software, con un incremento – anzi – di circa il +5%. Infine, la gestione degli ordini grazie al sistema di analisi predittiva garantisce una riduzione della giacenza di contante residua nei cashpoint del 40%.

Una gestione automatizzata e ottimizzata permette, dunque, di ampliare il servizio contenendo i costi. Ecco perché adottare le migliori soluzioni tecnologiche per il cash management è essenziale e strategico.

(Articolo realizzato in collaborazione con Auriga)

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