DTR Point of View

Pagamenti digitali, quante regole: vademecum per commercianti connessi

POS e registratore telematico non sono semplicemente strumenti obbligatori per legge, ma leve per innovare i processi in negozio a cominciare dalla possibilità di offrire ai clienti diverse soluzioni di pagamenti digitali [...]
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In uno scenario autunnale complesso per i commercianti – dai timori legati agli alti costi di gas e luce alle interruzioni delle catene di fornitura della merce, senza dimenticare il contesto socioeconomico globale – la trasformazione digitale della propria attività non deve e non può passare in secondo piano. Offrire la possibilità ai propri clienti di effettuare pagamenti digitali mantiene i negozi competitivi, facilita le transazioni e non preclude alcuna fetta di mercato.

Al di là degli aspetti prettamente pratici dovuti all’oggettiva comodità, per gli acquirenti, di pagare in pochi secondi con lo smartphone o lo smartwatch, ci sono condizioni normative che impongono l’utilizzo di strumenti digitali come il POS, obbligatorio per ogni attività dal 30 giugno 2022, o il registratore telematico di cassa.

Come destreggiarsi al meglio tra adempimenti e opportunità? Un negozio connesso ha accesso a numerose possibilità di crescita e miglioramento, grazie a tanti servizi che possono rendere più efficiente l’attività del piccolo commerciante.

Pagamenti digitali, perché sono vantaggiosi per i negozianti

Sulla diffusione dei pagamenti digitali influisce certamente il lento passaggio generazionale tra i consumatori di una volta e i nuovi, ma il ruolo chiave è legato alla tecnologia di cui tutti facciamo uso ogni giorno, a partire dallo smartphone: è impensabile oggi non ottimizzare la customer experience per la propria clientela.

Ampliare le possibilità di effettuare pagamenti digitali è utile non solo per contraddistinguersi nella giungla di commercianti, ma soprattutto per incentivare i consumi anche in un momento in cui molte famiglie non hanno molta propensione alla spesa. Per esempio, alcune modalità di pagamento offrono benefici tangibili agli utilizzatori, a partire da app che permettono di ottenere una certa percentuale di sconto sull’acquisto. Dunque, per il negoziante diventa indispensabile integrare i pagamenti digitali a tutto tondo, per dare valore aggiunto al proprio lavoro.

Le regole da seguire: focus normativo

Anche le norme seguono questo trend, puntando sempre di più a una maggiore digitalizzazione dei processi, non solo nell’ottica dei pagamenti ma anche di gestione degli aspetti fiscali necessari a mandare avanti un negozio.

È il caso dell’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi, i cosiddetti “scontrini elettronici”. La transizione dal vecchio al nuovo sistema è iniziata dal luglio 2019, con l’obbligo per le attività che avevano avuto un volume d’affari maggiore di 400.000 euro nel 2018, per poi estendersi a tutti gli operatori economici dal primo gennaio 2020. Il documento commerciale che sostituisce le vecchie ricevute può essere prodotto solo con il registratore telematico, cioè una cassa che può connettersi a Internet e segnare così tutte le informazioni di ogni operazione: a fine giornata, in automatico, l’apparecchio invia i dati fiscali necessari all’Agenzia delle Entrate.

Sempre in materia di digitalizzazione del negozio e di obbligo di avere il POS, l’obiettivo, in questo caso, è garantire la tracciabilità dei pagamenti, riducendo l’utilizzo del contante e intensificando il controllo del rapporto tra scontrini emessi ed effettivi incassi. L’adempimento ha sollevato il malcontento di molti commercianti, ma occorre considerare che dall’obbligo deriva una grande opportunità: si può sfruttare il POS come leva di crescita, grazie alle modalità di pagamento digitale inedite dettate dall’innovazione.

Come gestire i pagamenti digitali in pratica

Per gestire i pagamenti digitali, in primis, è necessario disporre della connessione Internet nel proprio negozio. Portare un’architettura in cloud nella propria attività commerciale significa dare la possibilità ai propri strumenti di comunicare e scambiare dati in maniera semplice ed efficace, agevolando così le operazioni di cassa.

Grazie alla connessione è possibile garantire il funzionamento del POS e del registratore telematico che, come anticipato, sono strumenti obbligatori per legge ed essenziali per i pagamenti digitali. Entrambi gli apparecchi possono essere collegati tra loro per monitorare in modo più puntuale le transazioni. Grazie a questo sistema, una volta pagato con bancomat o carta, il registratore di cassa aspetta il via libera del POS per emettere in maniera contestuale lo scontrino. In questo modo non c’è il rischio di errori o di scontrini emessi anche se non è avvenuto il pagamento.

Il POS può essere utilizzato anche per collegamenti a istituti diversi dalle banche. Per esempio, ci sono fornitori sul mercato che offrono borsellini virtuali in-app, in cui si può inserire la propria carta e accedere al pagamento tramite QR Code.

Pagamenti digitali: le soluzioni di DTR

Il collegamento tra POS e registratore telematico è un’innovazione chiave, che assicura al commerciante sia l’incasso che l’azzeramento degli errori manuali. Affidandosi a un partner tecnologico come DTR, si può oltretutto personalizzare il punto cassa, in modo da poter garantire diverse modalità di pagamento digitale a seconda delle preferenze del cliente. Tutti i diversi modelli di registratori di cassa DTR si possono collegare al POS e rispettano le caratteristiche tecniche previste dalla normativa in materia.

La digitalizzazione del punto cassa però va oltre questi aspetti pratici. Infatti, avere un registratore telematico DTR offre al commerciante numerose possibilità, grazie ai servizi digitali cui si può accedere tramite un apposito portale online. La prospettiva è introdurre, grazie al cloud, un sistema interconnesso che supporta l’esercente nelle funzioni più diverse: dal controllo della merce in magazzino e della logistica al monitoraggio delle forniture e all’analisi degli andamenti degli incassi e delle spese – così da pianificare accuratamente gli investimenti futuri. Ma non solo: il collegamento da remoto al punto casso è essenziale per intervenire prontamente in caso di problemi al software, senza necessità di fermare l’attività.

Il registratore di cassa rappresenta di fatto l’endpoint attraverso cui accedere al portale DTR. È possibile, così, creare un vero e proprio hub digitale che permette al commerciante di portare la propria attività al livello successivo, migliorando l’efficienza e l’organizzazione interna e offrendo ai propri clienti un’esperienza d’acquisto semplice, veloce e sicura. A tutto vantaggio dell’esercente.

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