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La digitalizzazione dei sistemi di pagamento aziendali per rinnovare la gestione della mobilità aziendale

I risultati di una ricerca commissionata da Soldo e svolta da Travel for Business sulla mobilità e i pagamenti aziendali. Un terzo degli intervistati utilizza un sistema IT in grado di integrare il pagamento digitale col sistema amministrativo aziendale [...]
Davide Salmistraro

Country Manager di Soldo in Italia

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Parlano molto chiaro i dati della nuova ricerca commissionata da Soldo e svolta da Travel for Business sulla mobilità e i pagamenti aziendali. L’indagine, svolta su un campione di Travel Mobility Manager delle principali aziende italiane, ha dato vita a un white paper che fotografa un settore ancora in piena evoluzione e segnato da forti contraddizioni, a partire dalle priorità.

Nonostante sia cresciuta la consapevolezza dei benefici e delle opportunità offerti dalla trasformazione digitale, la gestione delle spese aziendali, acutizzata dalle nuove modalità lavorative ibride e distribuite, rimane una problematica tutt’altro che risolta.

Se da un lato, ottemperando agli obblighi del decreto rilancio, la digitalizzazione consente alle aziende di automatizzare i processi di pagamento e ottimizzare tempo e produttività delle risorse, dall’altro è una forte motivazione e soddisfazione dei dipendenti che vedono in questo elemento un benefit importante, che semplifica loro la vita.

Quali gli ostacoli da superare, le opportunità da sfruttare e le soluzioni da implementare affinché una gestione e un controllo delle spese più smart e automatizzati diventino un vero e proprio asset a favore del raggiungimento degli obiettivi di business e di retention dei dipendenti, nonché di sostenibilità ambientale?

Attraverso la nuova indagine, Soldo scatta un’istantanea dello stato dell’arte dei pagamenti aziendali.

Riflettori sul controllo delle spese di viaggio

E quel che salta subito all’occhio è una particolare attenzione al controllo delle spese di viaggio: la gestione dei viaggi e delle trasferte, così come quella degli spostamenti dei cosiddetti commuters, viene delegata, ancora troppo spesso, a molteplici figure interne all’azienda, con ridondanza di ruoli e uno scarso controllo dei flussi e della tracciatura dei costi.

Secondo l’analisi effettuata da Soldo, la gestione del controllo delle note spese rimane troppo tradizionale per quasi la metà degli intervistati (46%): è per lo più ancora tutta effettuata a posteriori, avvalendosi di quello che sembra ancora essere l’unico strumento utilizzato dalle aziende, la travel policy, per il 50% delle aziende. Solamente il 21% dichiara di aver implementato un sistema digitale per il controllo centralizzato, mentre rimane molto bassa la percentuale di aziende, pari al solo 14%, che invece si sono attrezzate con sistemi digitali mentre solo il 5% ha implementato un sistema di controllo delle spese in tempo reale.

Un terzo esatto degli intervistati, pari al 33%, utilizza un sistema IT in grado di integrare il pagamento digitale col sistema amministrativo aziendale.

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Prioritaria per tutti, pari a 67%, è la gestione automatizzata delle note spese, seguita dalla dematerializzazione dei documenti delle spese di viaggio che il 57% dei rispondenti vorrebbe avere, sia come richiesta dall’alto che come desiderata dei dipendenti. Il 35% non dispone ancora di soluzioni digitali per la gestione dei pagamenti per il Travel e Mobility management mentre il 65%, attrezzato sotto questo profilo, non le trova pienamente integrate, complete e soddisfacenti come vorrebbe.

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La necessità di un unico sistema o app per gestire le spese di viaggio

A fronte di questi dati, però, risulta evidente, per oltre il 60% dei Travel Manager, la necessità di un unico sistema o app per supportare una gestione automatizzata dell’intero processo finanziario delle spese di viaggio, meglio ancora se in grado di semplificare tutto il processo, dal momento dell’acquisto fino alla rendicontazione /nota spese.

Un segno tangibile di apertura e di crescente consapevolezza del ruolo strategico dell’innovazione necessaria per tutti gli strumenti, i processi e le metodologie a supporto di ogni area del business. In un contesto che punta al controllo della spesa come elemento di priorità e che può contare su un’offerta di soluzioni digitali ampia e matura pensare che la Travel policy, da sola, possa essere lo strumento in grado di controllare spese, modalità di pagamento o flussi di pagamenti non è più accettabile.

Parlare di consapevolezza e di cambiamento in questo contesto specifico implica il coinvolgimento delle persone, che sono le risorse principali su cui verte e, al contempo, si declina l’intero processo.

Non stupisce che alla domanda “quali benefici può portare alla propria organizzazione un Travel Mobility Manager responsabile anche di gestire i processi di pagamento?” il 48% degli intervistati suggerisca che un maggior controllo dei costi e la gestione automatizzata del processo delle spese di viaggio sarebbero i principali benefici di cui godrebbe all’azienda. A questi driver si aggiungono la riconciliazione delle spese, la gestione della fatturazione più efficiente e la maggiore produttività dei reparti amministrativi e travel, tra gli elementi di valore offerti dalla digitalizzazione.

Per i Travel manager è importante il controllo dei costi indiretti

Ma i Travel Mobility Manager saranno in grado di sostenere la crescita digitale per la gestione dei processi travel e mobility? Secondo il Travel Manager una maggiore collaborazione con i diversi dipartimenti aziendali potrà sostenere la crescita digitale anche per la mobilità delle persone. Pochi sono quelli che ritengono di poter gestire in autonomia questo processo di evoluzione, mentre altri sostengono (7%) che il proprio dipartimento amministrativo/ finanziario non sia pronto al cambiamento.

Per i Travel Manager non è importante solo l’ottimizzazione della spesa, ma rientrano anche altri fattori legati al processo tra cui il controllo dei costi indiretti. Ne sa bene qualcosa chi da più di cinque anni svolge questo ruolo. Disporre e gestire dati in tempo reale, infatti, è stato definito l’aspetto più importante nell’automatizzazione dei processi di pagamento per i servizi travel e mobility, così come il conseguente controllo dei processi aziendali.

Ma è altresì vero che i Travel Manager con meno esperienza dimostrano una maggiore predisposizione alla digitalizzazione e una spiccata sensibilità nei confronti del ruolo dei dati e nel controllo e pagamento in un’unica soluzione.

Ecco, quindi, che il digitale diventa da un lato il trait d’union tra queste generazioni ma dall’altro rappresenta anche una dicotomia culturale rovesciata: sono proprio i professionisti più esperti a considerare fondamentale la riconciliazione, mentre quelli più giovani e con meno anni di esperienza risultano essere meno attenti o semplicemente avere meno consapevolezza dell’impatto dei costi indiretti (processo) e concentrarsi di più sui costi diretti (spesa titoli di viaggio).

In questo scenario, il rischio maggiore percepito dal campione nella mancata automazione dei processi di gestione finanziaria è la carenza di dati precisi e in tempo reale in grado di consentire l’immediata comprensione del rispetto dei budget di spesa. E il conseguente spreco di risorse aziendali. Elemento molto importante anche nella fase di gestione delle emergenze e di eventi imprevisti.

Dalla ricerca emerge chiarissima la consapevolezza diffusa e ubiqua della necessità di una trasformazione digitale di questi servizi, che sono poi l’ossatura delle aziende italiane: siamo molto ottimisti sui prossimi mesi. La fiducia che i più grandi fondi di investimento internazionali ci hanno dato dice che la gestione oculata dello spend management è davvero la chiave di volta per rendere le aziende sempre più performanti, ricche e felici.

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Conclusioni

A fronte di tutto ciò che emerge dai dati dell’indagine e dalle riflessioni che ne derivano, è lampante che la strada da intraprendere, senza indugiare oltre, è quella della digitalizzazione. L’unico modo che consente, se sposato dall’intera azienda, di risparmiare risorse e tempi, di innovare verso la sostenibilità, qualificare le risorse e attrarre nuovi talenti.

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