Business Travel management e pagamenti elettronici: il caso Bauli

Le problematiche e le prospettive per il business travel management, con particolare attenzione alle tematiche dell’expense management, nell'analisi realizzata dall'Osservatorio Business Travel della School of Management del Politecnico di Milano con le tre aziende coinvolte in questa esperienza: il Gruppo Bauli, la softwarehouse Zucchetti e la piattaforma per la gestione delle spese dei dipendenti Soldo LTD [...]
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Roberto Garavaglia, Innovative Payments Strategy Advisor
Federica Russo, Ricercatore Osservatorio Business Travel della School of Management del Politecnico di Milano

Il pagamento digitale, quando inserito in un processo più ampio, diviene il pezzo mancante di un mosaico, senza cui l’opera rimarrebbe determinatamente incompleta. Diversi sono i contesti che è possibile prendere in esame, ambiti nei quali l’analisi della customer journey deve essere scrupolosamente eseguita, dimostrando empiricamente a quale ottimizzazione possa condurre l’inclusione, organica e strutturata, dei pagamenti elettronici.

Business travel: le difficoltà dell’expense management

Nell’ambito del business travel e, in particolare, in quello dell’expense management, le attività di rendicontazione e riconciliazione della gestione dei viaggi aziendali sottraggono, improduttivamente, tempo al dipendente, contribuendo all’aumento di un’insoddisfazione spesso gravante i rapporti tra personale e azienda. In tali situazioni, semplificare è un obiettivo che può agevolmente raggiungersi digitalizzando le fasi del business travel management journey e il caso Bauli, analizzato dall’Osservatorio Business Travel della School of Management del Politecnico di Milano (presentato il 18 febbraio scorso in occasione del Convegno finale di divulgazione dei dati della ricerca), ne evidenzia esemplarmente il percorso e i benefici conseguiti.

L’esperienza business travel Bauli: le aziende coinvolte

Il caso in analisi vede tre aziende coinvolte: il Gruppo Bauli, operante nel settore della produzione alimentare dolciaria tramite marchi primari (Motta, Doria, Bistefani), con ricavi per circa 493 milioni di euro, cinque stabilimenti e oltre 1.600 dipendenti. Zucchetti, primaria software house italiana che offre soluzioni per l’impresa a supporto della gestione di tutti i processi aziendali. Soldo LTD, che fornisce una piattaforma per la gestione delle spese dei dipendenti in trasferta, attraverso l’utilizzo di carte di pagamento elettronico Mastercard®.

Le dimensioni del Business travel in Bauli e la reason why del progetto

La società conta annualmente circa 1.500 note spese gestite per un numero di 200 viaggiatori, di cui 600 imputabili a viaggiatori abituali[1] (essenzialmente personale commerciale) e 900 per viaggiatori non abituali[2]. Su queste basi, l’azienda ha avviato nel corso dell’esercizio 2016-2017 un processo di ridefinizione del business travel management journey relativo ai propri dipendenti, volendo conseguire un duplice risultato: semplificazione dei processi di rendicontazione e riconciliazione della gestione dei viaggi aziendali, incremento della soddisfazione dei propri dipendenti.

Il percorso seguito nel ripensamento del Business Travel management journey e le soluzioni adottate

Claudia Agosta, Direttore Amministrazione e Finanza di Bauli, insieme a Giuseppe Di Marco, Italy Country Manager di Soldo e Valentina Ubaldi, Product Manager Mobility Solutions di Zucchetti, durante il convegno del 18 febbraio 2020 ha raccontato che per attuare il percorso di digitalizzazione del processo di gestione dei viaggi d’affari, l’azienda ha investito essenzialmente in due aree: aggiornamento del software relativo alla gestione delle note spese integrato con il sistema contabile interno e con i sistemi di pagamento elettronici (fra cui quelli offerti da Soldo), change management e formazione del personale rispetto all’utilizzo dei nuovi strumenti.

“La naturale connessione dell’applicativo adottato in azienda con gli altri moduli gestionali (presenze e paghe) e l’archiviazione sostitutiva hanno consentito l’eliminazione della raccolta delle firme autorizzative e della stampa e archiviazione fisica dei documenti. Sebbene non fosse uno degli obiettivi prefissati nel progetto, abbiamo colto l’opportunità per realizzare con soddisfazione la completa dematerializzazione del processo.” (Claudia Agosta, Direttore Amministrazione e Finanza di Bauli).

Infinity ZTravel (gestionale per trasferte e note spese) è il software Zucchetti di cui Bauli si è dotata, una piattaforma in grado di svolgere oltre alle principali funzioni, anche la gestione delle prenotazioni auto aziendali, localizzazione automezzi, pagamenti elettronici, riconciliazione fatturazione elettronica e il recupero IVA su fatture estere, il tutto nel rispetto di un workflow approvativo gestito dal framework stesso.

L’attivazione di una carta lodge integrata con ZTravel (in collaborazione con un’agenzia di viaggi esterna opportunamente individuata) e l’introduzione delle carte di pagamento elettronico SOLDO, anch’esse integrate nel processo gestito dalla piattaforma Zucchetti, sono gli elementi tecnologici adottati da Bauli per questo progetto di innovazione. Nella Figura 1 è ben rappresentato il progetto nel rispetto dell’ecosistema. 

Figura 1: Il progetto Bauli nel rispetto dell’ecosistema (fonte Zucchetti)

“La complessità intrinseca dei processi di business travel management sta nella difficoltà di far dialogare tra loro dipartimenti che spesso ragionano a compartimenti stagni. È quindi di grande importanza scegliere una soluzione collaborativa che metta a fattor comune i diversi sotto-processi che insistono sul business travel e renda disponibile a tutta l’azienda un sistema integrato anche rispetto alle forniture di filiera.” (Valentina Ubaldi – Product Manager Mobility Solutions Di Zucchetti, nella Foto). 

La soluzione di pagamento Soldo adottata nel Business Travel expense management di Bauli

Dedichiamo un approfondimento, per diretta attinenza editoriale, al tema dei pagamenti digitali, descrivendo in sintesi la soluzione Soldo adottata da Bauli nel contesto del progetto di digitalizzazione del business travel management journey, analizzato dall’Osservatorio Business Travel.

Figura 2 – Le componenti del sistema Soldo (fonte Soldo Financial Services)
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La carta di pagamento elettronico Soldo – emessa su circuito Mastercard® dai due istituti di moneta elettronica Soldo Financial Services LTD (per UK) e Soldo Financial Services  Ireland DAC (ROE) –, permette il totale controllo delle spese unitamente alla possibilità di digitalizzare i giustificativi.

L’azienda (Bauli nel caso in discorso) apre un conto di moneta elettronica Soldo e, autonomamente, per ogni persona e per ogni dipartimento crea un sottoconto associato a una carta prepagata. Nel rispetto delle policy aziendali, il travel manager (in coordinamento con la funzione HR) può definire le regole e i limiti di spesa per ogni carta, controllare e bloccare ogni movimento e trasferire disponibilità liquide ai sottoconti in tempo reale a costo zero.

Grazie a una specifica App resa disponibile da Soldo, il dipendente, per ogni spesa fatta, può aggiungere alle informazioni della transazione una foto del giustificativo e la relativa voce di spesa. In questo modo l’azienda elimina la necessità di provvedere agli anticipi di cassa, automatizza la compilazione delle note spese e può richiedere la generazione di report esportabili in altri gestionali.

 “Regole di utilizzo (categorie merceologiche acquistabili, definizione dei paesi in cui si possono utilizzare le carte etc.) e ricariche istantanee e automatiche sono gli elementi innovativi delle carte Soldo apprezzati dalle aziende. L’integrazione con l’app mobile consente inoltre di caricare tramite foto i giustificativi garantendo ulteriori benefici quali efficienza del processo, risparmio di ore lavoro, riduzione degli errori e risoluzione rapida di eventuali problemi.” (Giuseppe Di Marco – Italy Country Manager di Soldo, nella foto). 

Il modello adottato dal Politecnico di Milano per valutare i progetti di digitalizzazione del Business Travel management journey

L’Osservatorio Business Travel ha valutato il progetto con l’obiettivo di stimare costi e benefici del programma di digitalizzazione avviato da Bauli insieme a Zucchetti e Soldo.

In particolare, l’analisi si è mossa inerendo i seguenti step:

  • Mappatura del processo prima e dopo l’intervento;
  • Identificazione delle fasi impattate dalle soluzioni adottate;
  • Identificazione dei parametri di analisi (investimento, costi e risparmi) utili alla valutazione della soluzione;
  • Quantificazione dei benefici tangibili;
  • Identificazione dei benefici intangibili.

L’impatto sul Business travel management journey

Sette sono le attività che caratterizzano il travel management journey di Bauli: apertura della missione, ricerca e prenotazione, pagamento pre-viaggio, pagamento in viaggio, rendicontazione, riconciliazione e rimborso. Per ciascuna di esse è sono stati considerati in chiave differenziale gli strumenti utilizzati e le procedure seguite prima e dopo l’intervento.

Il lavoro condotto dall’Osservatorio Business Travel e i risultati del progetto

La soluzione e il processo di digitalizzazione è stato valutato sulla base di diversi parametri: investimento necessario, saving di costo conseguiti e benefici intangibili (dematerializzazione delle note spese e soddisfazione dei dipendenti).

A fronte di un investimento una tantum di poco superiore ai 30.000 euro e sostenuto dall’azienda per introdurre e integrare il software con i gestionali interni e formare il personale all’utilizzo dei nuovi tool, l’azienda ha ottenuto già dal primo anno di utilizzo a regime un risparmio di costi superiore ai 50.000 euro, ripagando in questo modo dal primo anno l’investimento sostenuto.

In particolare, l’azienda ha ottenuto importanti benefici relativamente all’attività di rendicontazione delle spese di viaggio: se prima i viaggiatori abituali impiegavano circa 90 minuti per inserire tutti i giustificativi, ora l’attività non richiede più di 40 minuti. Anche i viaggiatori saltuari (le cui note spese sono meno complesse) hanno ottenuto un risparmio di tempo, passando dai 15 minuti per nota spesa ai 10. Monetizzando i risparmi di tempo conseguiti, l’azienda ha dunque ottenuto un saving di costo del 56% per i primi e del 33% per i secondi.

In maniera analoga anche la fase di riconciliazione ha subito modifiche. La parametrizzazione nel workflow autorizzativo di Zucchetti per le spese non gestite dall’agenzia, unitamente ai controlli sulle prenotazioni fatti direttamente dall’agenzia esterna, ha permesso di anticipare la fase di controllo delle spese e ridurre a un semplice controllo a campione l’attività eseguita ex-post. La persona dedicata a tale attività ha ridotto dalle 1800 ore alle 280 il tempo allocato per questi controlli, con un saving economico dell’84%.

Infine, sono stati approfonditi anche benefici più qualitativi. La digitalizzazione dei processi e delle note spese ha permesso in primo luogo di ridurre i giustificativi cartacei e la gestione dei documenti, ormai dematerializzata nel rispetto delle norme vigenti e della sostenibilità ambientale. In secondo luogo, la semplificazione e la flessibilità garantita dai nuovi processi ha incrementato la soddisfazione dei dipendenti, in particolare di coloro che viaggiano molto e sono abituati a compilare note spese particolarmente complesse. Il 60% dei dipendenti intervistati è rimasto soddisfatto rispetto all’utilizzo dell’applicativo ZTravel di Zucchetti in fase di rendicontazione e l’84% per l’adozione delle carte prepagate Soldo che hanno semplificato l’attività di compilazione delle note spese.

Conclusioni

Il caso Bauli presentato in questo articolo è uno straordinario esempio di ottimizzazione di un processo, quello della gestione dei viaggi aziendali, improduttivo per l’azienda e non meno indolore per il dipendente, nel quale la tecnologia si afferma utile (oltre che opportuna). La disamina condotta dimostra come, digitalizzando le fasi del business travel management journey, si possano ottenere risultati tangibili e intangibili molto positivi.

Il pagamento elettronico è una componente che, mai come in questa circostanza, dimostra di essere fondamentale, laddove effettivamente integrata nella più ampia travel policy di un’azienda. La capacità tecnologica di inserirsi nel gestionale dell’impresa, unitamente alla flessibilità offerta con la soluzione fornita dalla Fintech coinvolta nel progetto, hanno permesso il fulfillment di un’operazione che, all’evidenza empirica dimostrata dall’Osservatorio Business Travel della School of Management del Politecnico di Milano, si pone quale best practice nel settore del travel expense management. Del resto, si sa, i pagamenti digitali si affermano quando il terreno è tecnologicamente fertile e preposto, … diversamente sarebbe come seminare frumento in un campo d’argilla.

 

NOTE


[1] Sono viaggiatori che inseriscono 10-15 trasferte al mese in un’unica nota spesa.

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[2] Sono viaggiatori per cui un viaggio corrisponde a una nota spesa.

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