Point of View

Come migliorare i processi finanziari in operations e sales con il process mining, riducendo le inefficienze

Rapidità e oggettività nella rappresentazione dei dati, maggiore controllo sui processi e riduzione delle inefficienze. Il punto di vista di OT Consulting

Pubblicato il 02 Ott 2023

Supervisory Data Hackathon

Analizzare, migliorare ed efficientare i processi aziendali: questo è l’obiettivo del process mining che, a partire dai dati di processo, scatta una fotografia accurata e analitica dei flussi di attività finalizzati a realizzare un prodotto o un servizio in ogni tipo di organizzazione.

Questo approccio innovativo applica gli strumenti della digitalizzazione all’analisi dei processi, generando vantaggi dal punto di vista gestionale e strategico che sono apprezzabili in ogni settore, da quello manifatturiero a quello dei servizi. In particolare, nel banking si evidenziano particolari vantaggi che emergono dall’analisi dei processi finanziari grazie al process mining. A illustrarli è OT Consulting, società di consulenza nel settore ICT con oltre vent’anni di esperienza e 130 professionisti, che affianca le imprese nella trasformazione digitale dei processi aziendali.

Come funziona il process mining

In estrema sintesi il process mining è un’analisi approfondita che utilizza come materia prima i dati oggettivi, i dati di log dei sistemi informativi aziendali, e ha come output insight e analytics, cioè un’informazione complessa e sintetica che organizza i dati di partenza in modo che siano funzionali alla gestione della strategia aziendale.

Un progetto di process mining parte dalla fase di definizione dello scope (lo sviluppo e la descrizione dettagliata del progetto) e prosegue con la fase di data preparation, per arrivare poi all’analisi effettiva. Durante la seconda fase è importante saper gestire la granularità dei dati per raggiungere il livello di dettaglio ottimale ai fini della rilevanza delle informazioni analizzate e ottenere così insight efficaci.

Il presupposto di partire dai dati di processo genera un primo vantaggio perché il process mining restituisce lo stato dell’arte senza interpretazioni soggettive e determina, dunque, una rappresentazione oggettiva, non distorta dalla lente delle opinioni. Grazie a questa sua caratteristica può essere affiancato ad un’analisi più “classica”, condotta tramite interviste mirate alle persone che operano in azienda, contribuendo così a tracciare un quadro veramente completo e più aderente alla realtà.

Inoltre, se condurre interviste è un’attività che necessita di parecchio tempo per essere portata a termine in modo efficace, il process mining permette invece di analizzare i processi in un lasso di tempo decisamente inferiore ed elaborarli in modo pressoché immediato.

Sono oltre 40 i processi finanziari analizzati da OT Consulting, un’esperienza significativa da cui emerge prima di tutto che i vantaggi del process mining applicato ai processi finanziari sono la rapidità e l’oggettività della rappresentazione che si ottiene. Si tratta di un vantaggio particolarmente significativo, se si considera che sono numerosi i processi finanziari che possono essere analizzati e che incidono sull’operatività aziendale e sul livello di servizio offerto.

Process mining per migliorare il controllo sui processi

La complessità dell’attività finanziaria si riflette nella stratificazione dei processi finanziari, a cui si aggiunge la scelta di una gestione in outsourcing di determinate operazioni o di intere porzioni di processo. In questo caso, il rischio è di non avere il polso della situazione delle attività, soprattutto quando sono in outsourcing.

Le tecniche di process mining sono particolarmente efficaci per scandagliare le attività in modo oggettivo ed evidenziare le eventuali discrepanze fra il modello disegnato inizialmente e come effettivamente i processi vengono svolti, mettendo in luce anche lacune e inefficienze. E, spesso, dall’esperienza di OT Consulting emerge che le differenze dal disegno iniziale alla realtà del processo sono grandi e vengono determinate proprio da come il modello è stato utilizzato e interpretato dagli utenti nel tempo.

Process mining per ridurre le inefficienze grazie al Digital Twin

Poter disporre di più informazioni sui processi, in una rappresentazione oggettiva e accurata, a partire dal modello iniziale, permette di avere un quadro chiaro delle inefficienze nel flusso di attività, generando così un vantaggio che è prima di tutto gestionale e che incide direttamente sulla riduzione dei costi.

Grazie al process mining è possibile creare il Digital Twin, un “gemello digitale” del processo finanziario che lo analizza in determinati scenari e condizioni: in questo modo è possibile riprodurre e analizzare le condizioni che provocano, ad esempio, colli di bottiglia o rallentamenti. Allo stesso modo, si possono testare sul digital twin le azioni e gli interventi correttivi da applicare, valutandone gli effetti positivi o negativi sul modello digitale, prima di applicarli nella realtà aziendale.

Come spiegano gli esperti di OT Consulting, il process mining e l’utilizzo del Digital Twin rappresentano un vantaggio non solo dal punto di vista gestionale, ma anche strategico. Sono infatti molto interessanti se applicati alle analisi “what if”, preziosi strumenti nel decision making. Grazie al process mining e al digital twin si possono generare nuovi scenari in modo molto rapido e accurato.
Cosa accadrebbe se si apportasse quel cambiamento in quel preciso punto del processo particolarmente critico? Che effetti si possono ottenere automatizzando il 50% di un processo con l’introduzione di un bot? E cosa succederebbe nel caso in cui improvvisamente triplicasse il numero di pratiche da gestire? Ottenere scenari accurati rispetto a questo tipo di simulazioni è uno strumento particolarmente efficace che genera vantaggi gestionali e strategici, in termini di tempo e di costi.

I vantaggi del process mining: qualche esempio

Per mettere a fuoco in modo concreto i vantaggi dell’utilizzo del process mining nei processi finanziari, sono particolarmente significativi alcuni use case di OT Consulting.

Ad esempio, nei processi relativi alla pratica di estinzione del conto corrente, l’applicazione del process mining ha portato ad una riduzione del 30% delle tempistiche necessarie alla conclusione del processo.

Un altro esempio riguarda la vendibilità di una carta a opera di un bot, in cui il process mining è stato adottato per ottenere una panoramica dell’intero processo, che è molto articolato. Dopo aver definito il perimetro di attività del bot in autonomia, pari a circa il 40% dell’evasione dei controlli sulle pratiche, è emerso che il Bot lavorava molto più velocemente rispetto alle attese. Grazie al process mining, dunque, l’obiettivo di autonomia del bot è stato innalzato al 67%.

Un ultimo esempio riguarda un sistema di workflow in cui è stato possibile intervenire su una fase lavorativa, riducendola di due giorni. L’analisi di process mining ha evidenziato una “falla” nel BPM (Business Process Modeler, il framework per gestire il workflow delle attività), una sorta di limbo in cui stazionavano le pratiche una volta che erano state aperte e in attesa di essere prese in carico. Un rallentamento che, si è così scoperto, era dovuto ad una ancora scarsa conoscenza del nuovo strumento da parte degli operatori.

Articolo realizzato in collaborazione con OT Consulting

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